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Automatische Geburtstag-Liste

Ein Klick auf dieses Symbol lädt eine druckbare PDF-Datei in den Dowwnload-Bereich.



Inhalt



Das Prinzip

Im Prinzip ist die Sache ganz einfach.

  • Im Backoffice wird via Datenbank ->Durchsuchen eine Datei erstellt und auf dem Rechner gespeichert.
  • Im Rechner wird eine Excel-Datei geöffnet. Dieser zeigt einen neuen Button.
  • Ein klick auf diesen Button öffnet den üblichen Datei-Dialog. Damit wird die Backoffice-Datenbank geöffnet.
  • Nach knapp einer Sekunde erscheint die fertige Geburtstagsliste.

Backoffice-Tabelle erzeugen

Im Backoffice wähle links unten Datenbank und dann Durchsuchen. Das folgende Bild öffnet:

Relevant ist hier nur der untere Teil, den der folgende Ausschnitt zeigt:

Im Bereich "Geburtsdatum" gebe die Monatsnummer zweistellig ein (hier 04) und entferne im Feld "Jahr" die "19".
Setze den Haken hinter "Ausgabe in Datei" und klicke auf "Durchsuchen".
Nach kurzer Zeit erscheint die folgende Anzeige:

Hier klicke auf das hier, woraufhin das Download startet, aber erst nach Rückfrage.
Im Firefox öffnet der folgende Dialog:

Hier wähle "Datei speichern" an und klicke auf OK.

Im Internet Explorer öffnet das folgende Bild:

Auch hier klicke auf "Speichern". Der IE zeigt danach noch einen Dateidialog, in den man das Ziel wählen kann, aber ein Klick auf "Speichern" reicht.
Je nach eingestelltem Standard-Speicherort befindet sich die Datei in "Eigene Dateien" oder in "Eigene Dateien/Downloads". Zu übersehen ist die Datei nicht, denn sie hat typisch einen solchen Namen:

0000-00-00--0000-00-00_56563274566350.xls

Kleiner Tipp: Da sich der Dateiname vom nächsten Monat kaum unterscheidet, sollte man nach der Auswertung die Datei löschen.





Geburtstags-Liste erstellen
Voraussetzung ist die richtige "Geb-Liste", es gibt nämlich derer zwei, je nach Excel-Version.

Für Excel 2000 bis 2004 lade diese Version Geb-Liste-2000.xls

Für Excel 2007 bis 365 lade diese Version Geb-Liste-2010.xlms

Klicke diese Datei doppelt an, woraufhin Excel öffnet und "Geb-Liste.xls" startet, allerdings mit dieser Rückfrage:

Die Datei besteht aus 2 Makros, welche die Geburtstags-Liste automatisch erstellen. Deshalb musst Du auf "Makros aktivieren" klicken (Excel 2000) bzw. auf "Inhalt aktivieren" (Excel 2010).
Daraufhin öffnet ein leeres Tabellenblatt, allerdings mit einer Schaltfläche "Geburtstags-Liste erstellen" wie im folgenden Bild:

Daraufhin öffnet der Windows-Dateidialog wie im folgenden Bild:

Hier suche die BO-Datei, wähle sie aus und klicke auf "Öffnen".
Nach einem Sekundenbruchteil erscheint die Liste, wie im folgenden Bild:




Grafik erstellen

Das obige Bild ist in der "Geb-Liste.xls" eine Excel-Tabelle, welche direkt kopiert im BO so aussieht:

Wir gratulieren den im April
geborenen Mitgliedern

02.04. Günter (tabs05)
06.04. Regina (Schaetzchen01)
07.04. Jutta (juttae)
08.04. Holger (Mikel53)
11.04. Heike (mergol)
13.04. Elsbeth (doveton)
14.04. Ursula (Seerose5)
17.04. Renate (Debbysue)
17.04. Ute (Felinchen)
18.04. Wolfgang (elchhueter)
21.04. Sabine (yentles)
25.04. Lilo (nanny)
27.04. Gerd (manott)
28.04. Silke (rueganer)
28.04. Volkhart (Eckbert)
30.04. Dieter (floriano55)

Offensichtlich übernimmt das BO nur den Text. Will man auch die Hintergrundfarbe, den Blumenstrauß und das Schriftbild kopieren, muss man eine Hardcopy erzeugen.


IrfanView
Recht praktisch macht sich hier das Programm IrfanView, weil man damit eine Grafik erzeugen und diese auch gleich auf die BO-Sollmaße (640 Pixel breit) bringen kann.
Wie man IrfanView lädt und instaliert steht in diesem Artikel.
Am günstigsten ist es, IrfanView auf dem Desktop zu installier.

Die Funktion heißt "Fotografieren" und stht im Menü Optionen. Schneller kommt man zum Ziel, wenn man IrfanView bei gedrückter c-Taste startet.
So oder so öffnet dieses Bild:

Hier klicke auf die Schaltfläche "Start", woraufhin sich das IrfanView-Fenster ausblendet und der folgende Bildausschnitt erscheint:

Nun ziehe bei gedrückter Maustaste das Fadenkreuz von der linken oberen Ecke der Liste zur rechten unteren Ecke. Klicke dort einmal die Maustaste, um den Vorgang abzuschließen.
Hinweis: Es reicht innerhalb der Doppellinie zu bleiben, denn einen Rahmen erhält das Bild im BO automatisch.
Nach dem Abschluss steht die Grafik in IrfanView, sie (fast) folgendes Bild:

Nach einem Klick auf OK wird das Bild vergrößert und kann nun gespeichert werden.


Excel nicht speichern
Wenn Du die ExcelTabelle schließt, kommt diese obligatorische Frage:

Hier klicke auf "Nicht Speichern", denn die Makros setzten zwei leere Tabellen voraus. Solltest du dennoch versehentlich gespeichert haben, hilft nur, die "Geb-Liste" neu herunter zu laden, wie oben geschildert.





Individuelle Anpassungen
Wie schon gesagt, ist die fertige Geburtstagsliste eine Excel-Tabelle und die kann man bearbeiten mit allem, was Excel hergibt.
Hier ein extremes Beispiel:




Lange Listen

In großen Regionalgruppen entstehen sehr lange Listen, die man nur kompakt in einer Extra Seite darstellen kann, aber auch dafür ist die Lösung eingebaut.
Unter der Tabelle siehst Du eine Leiste mit den Tabellennamen, die hier "Start" und "Funktion" heißen, siehe folgendes Bild:

Hier klicke auf "Start" und du siehst eine Tabell, von der die Spalte E von Interesse ist, denn hier steht die Liste als reiner Text.
Diese Liste kopiert sich sehr einfach. Klicke auf den Spaltennamen neben dem E und schon ist die ganze Spalte ausgewählt, siehe folgendes Bild:

Klicke auf Strg+c und die Spalte steht in der Zwischenablage.
Wechsele in ein Textfeld im BO, drücke Strg+v und die Daten sind im BO.





Vorlage anpassen
Wenn man "Geb-Liste" aufruft, dann aber nicht den Button "Geburtstags-Liste erstellen" klickt, kann man etwas ändern, was für alle nachfolgenden Monate gelten soll.
Wähle die Tabelle "Funktion" und das folgende Bild erscheint:

Hierbei handelt es um eine Excel-Tabelle, die mit Einschränkungen angepasst werden kann.
Die Zeile, in der jetzt #Wert! steht, muss die Zeile 3 sein, denn der Makro schreibt in diese Zeile "Wir gratulieren den im [Monatssame]"

In Zeile 13 beginnt die Liste. Die Hintergrundfarbe und die Schriftart dieser Zeile wirken auf die ganze Liste.
Der Text in Zeile 4 (geborene Mitglieder) kann ersetzt werden. In Hildesheim steht da "geborene Huckups".
Auch hier kann man die Schriftattribute und die Füllfarbe ändern oder das Bild austauschen oder weglassen.
Wichtig ist, dass die Zeilen 3 und 13 erhalten bleiben. Jetzt muss man sogar speichern, damit die Änderung in allen zukünftigen Monaten wirkt.





Makros anpassen
Um die Makros stark zu ändern, sollte man VBA beherrschen, doch 2 Dinge gehen auch gehen auch so.
Das folgende Bild zeigt, wie man auf die Maktos zugreift.

Das obere Bild zeigt Excel 2000. Menü Extras -> Makro ->Makros... -> Makro auswählen (Reduce oder Transfer) -> Klick auf "Bearbeiten", siehe auch folgendes Bild:

Das untere Bild zeigt Excel 2010. Menü Ansicht, Klick auf das Makro-Symbol, "Bearbeiten", siehe auch folgendes Bild:

Um den Text der Zeile "Wir gratulieren den im [Monatssame]" in zum Beispiel in "Berlin gratuliert den im [Monatssame]"zu ändern, bearbeite den Text in dieser Zeile im Makro "Transfer":


ActiveCell.FormlaR1C1 = _
            "=""Wir gratulieren den im ""&Mname(MONTH(Start!R[-1]C[1]))"

Aber bitte nur den ersten Teil, denn "&Mname(MONTH(Start!R[-1]C[1]))" holt den Monatsnamen.

Ein weiteres Beispiel für alle, die anderer Meinung sind als die Hildesheimer Rebos.
Wenn sich ein Mitglied in einer Regionalgruppe anmeldet, kann er unter der Zeile
"Folgende Daten sollen Regionalbotschafter von Dir in Deiner Visitenkarte sehen können:"
u.a. ankreuzen ob der Rebo seinen Namen sehen darf.
Wir meinen, wer uns nicht sagen will, wie er heißt, dem gratulieren wir auch nicht. Deshalb werden alle Einträge ohne Vornamen gelöscht.
Wer das ändern will, so dass dann wenigsten die Nicks angezeigt werden, muss die Zeilen im Makro "Reduce" löschen.

Auch hier muss man speichern, damit die Änderung in allen zukünftigen Monaten wirkt, und immer noch gilt: Sollte etwas beim Ändern schief gehen: Die Original-"Geb-Liste" ist schnell herunter geladen.



Autor: WoSoft

Peter Wollschlaeger

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